FAQ de Katana FAQ — le mode d'emploi de votre espace client

Cette page explique comment utiliser votre espace client Katana FAQ (le « back-office ») — pas à confondre avec la FAQ que vous construisez vous-même pour vos propres visiteurs. Si vous cherchez plutôt comment coller l'assistant sur votre site, consultez la procédure d'intégration de l'iframe.

Qu'est-ce que Katana FAQ ?

Katana FAQ est un assistant conversationnel que vous installez sur votre site internet. Il répond automatiquement, 24h/24, aux questions de vos visiteurs à partir des informations que vous lui donnez (votre profil d'entreprise, vos documents, vos questions/réponses). Quand une question dépasse ce qu'il sait faire, il transmet la demande à votre équipe plutôt que d'inventer une réponse.

Se connecter à votre espace client

Vous recevez vos identifiants (email et mot de passe temporaire) par email dès la création de votre compte. Connectez-vous depuis la page de connexion indiquée dans cet email, puis changez votre mot de passe dès la première connexion depuis l'onglet Paramètres (section « Équipe du compte »).

La première étape obligatoire : votre profil d'entreprise

À la toute première connexion, vous êtes dirigé vers un court formulaire en plusieurs sections (identité, adresse, contact, présence en ligne, horaires d'ouverture, organisation, offre, certifications). Il sert à générer immédiatement un socle minimal de réponses pour votre assistant, sans attendre que vous rédigiez une FAQ complète. Une page de relecture vous permet de vérifier l'ensemble de vos réponses avant de les confirmer définitivement.

Ce profil reste modifiable à tout moment depuis le back-office. Le confirmer à nouveau après une modification remplace proprement l'ancien contenu généré — rien n'est jamais dupliqué dans la FAQ de votre assistant.

Les horaires d'ouverture se renseignent jour par jour : ouvert (avec une ou plusieurs plages horaires, par exemple matin et après-midi), fermé, ou non renseigné.

L'adresse bénéficie d'une aide à la saisie du code postal et de la commune pour la Guadeloupe, la Martinique, la Guyane et Saint-Martin — pratique si vous avez plusieurs sites ou agences.

Les onglets de votre back-office

Documents FAQ — Envoyez un document (vos questions/réponses existantes, une présentation de votre activité...) : son contenu est analysé et intégré à la base de connaissances de votre assistant. Seul le tout dernier document envoyé est conservé et peut être retéléchargé depuis cet onglet.

Paramètres — Le nom et le logo de votre société, les coordonnées du conseiller affichées à vos visiteurs, les suggestions de questions proposées au démarrage de l'assistant (jusqu'à 6, désactivées par défaut — à vous de choisir celles que vous voulez activer), l'identification du visiteur avant de discuter (désactivée par défaut, à activer si vous en avez besoin), l'email dédié à la réception des escalades, et la gestion de votre équipe (ajout d'un membre en lecture seule).

Questions fréquentes — Les questions/réponses que vous ajoutez vous-même, en complément du profil d'entreprise et de vos documents.

Demandes en attente — Les demandes transmises par l'assistant à votre équipe lorsqu'il n'a pas pu répondre seul.

Contacts — Les personnes identifiées par l'assistant au fil des conversations (quand l'identification du visiteur est activée).

Sessions — L'historique des conversations tenues par votre assistant avec vos visiteurs.

Factures — Le détail de vos prélèvements mensuels (pour un abonnement classique) ou votre facture annuelle (pour une formule sur mesure), avec téléchargement direct.

Comment Katana FAQ construit ses réponses

Votre assistant combine trois sources, qui se complètent sans jamais s'écraser : le socle généré par votre profil d'entreprise, les documents que vous envoyez, et les questions/réponses que vous ajoutez manuellement. Plus ces sources sont complètes et à jour, plus les réponses de votre assistant seront précises.

Personnaliser l'assistant

Depuis l'onglet Paramètres, vous pouvez envoyer le logo de votre société (affiché dans l'en-tête de l'assistant), choisir les suggestions de questions proposées à l'ouverture, et indiquer les coordonnées du conseiller à afficher à vos visiteurs. Ces coordonnées sont automatiquement reprises depuis votre profil d'entreprise à chaque confirmation, mais restent modifiables indépendamment ensuite.

Gérer votre abonnement et vos factures

Le bouton « Gérer mon abonnement » (onglet Paramètres) ouvre votre espace de facturation sécurisé, où vous pouvez mettre à jour votre moyen de paiement ou résilier votre abonnement à tout moment. L'onglet Factures vous donne un accès rapide à vos factures sans quitter Katana FAQ.

Ajouter un membre de votre équipe

Depuis l'onglet Paramètres, vous pouvez inviter un collègue en accès « lecture seule » : il pourra consulter les conversations, contacts et demandes en attente, mais pas modifier la configuration de votre assistant.

Quand l'assistant ne sait pas répondre

Si une question dépasse ce que votre assistant sait faire, il en informe votre visiteur et transmet la demande à votre équipe, par email, à l'adresse que vous avez choisie (par défaut, celle du responsable renseigné dans votre profil d'entreprise — modifiable à tout moment depuis Paramètres).

Questions fréquentes

Le widget ne s'affiche pas sur mon site. Vérifiez d'abord que le code d'intégration est bien copié-collé sans modification (voir la procédure d'intégration). Si le widget affiche une erreur de connexion, vérifiez que le domaine de votre site figure bien dans le champ « Domaine(s) autorisé(s) » — contactez-nous si besoin, nous le vérifions pour vous.

J'ai oublié mon mot de passe. Contactez notre équipe à contact@katanaia.fr, nous vous aiderons à le réinitialiser.

Comment modifier mes horaires d'ouverture ? Retournez dans votre profil d'entreprise (section « Coordonnées et accès »), modifiez les horaires concernés, puis confirmez à nouveau — votre FAQ est mise à jour automatiquement, sans rien dupliquer.

Puis-je avoir plusieurs assistants pour plusieurs sites ? Chaque compte Katana FAQ correspond à un seul assistant. Contactez-nous si vous avez besoin de plusieurs sites distincts.

Une question qui ne trouve pas de réponse ici ? Écrivez-nous à contact@katanaia.fr.